Ihre No-Show-Quote ist die Zahl der Nichterschienenen, geteilt durch die Zahl der Termine, deren Startzeit vorbei ist, mal hundert. Das Rechnen dauert eine Sekunde. Schwierig ist die Definition, und genau dort geht die Zahl still zugrunde.
Wir haben die Hilfedokumentation von acht Buchungsanbietern gelesen. Sie sind sich uneinig, was ein Nichterscheinen ist, wer es erfasst und was in den Nenner gehört. Ein Anbieter entfernt Nichterschienene sogar aus seinen Leistungsberichten, statt sie zu zählen. Bevor Sie Ihre Quote mit fremden Zahlen vergleichen, sollten Sie also wissen, welche dieser Welten Sie gerade messen.
Key Takeaways - das Wichtigste in Kürze
- Der Nenner sind Termine, deren Startzeit vorbei ist. Rechtzeitige Absagen gehören nicht hinein, denn es ging nichts verloren.
- Führen Sie drei Zahlen, nicht eine: Nichterscheinen, späte Absagen, und beide zusammen.
- Von acht geprüften Anbietern veröffentlicht einer eine Formel. Die übrigen liefern eine Liste zum Selberzählen.
- Mal ist das Nichterscheinen ein eigener Status, mal ein Häkchen im Absagevorgang, mal eine Farbe, mal ein Etikett ohne Wirkung.
- Das Markieren folgt dem Geld. Wo es dem Betrieb etwas spart oder kostet, wird es auch gesetzt.
Die Formel, und der Teil, den fast alle falsch machen
Schreiben Sie sie so auf:
No-Show-Quote = Nichterschienene ÷ Termine mit vergangener Startzeit × 100.
Ein Nichterscheinen ist ein Termin, der seine Startzeit erreicht hat, vorher weder abgesagt noch verlegt wurde, und nicht wahrgenommen wurde. Drei Bedingungen, alle drei prüfbar.
Im Nenner stecken die Fehler. Zwei Gewohnheiten ruinieren ihn. Die erste teilt durch sämtliche jemals gebuchten Termine, auch die des nächsten Monats, und drückt die Quote nach unten, sobald der Kalender voller wird. Die zweite teilt nur durch abgeschlossene Termine und schiebt die Quote nach oben, weil die Nichterschienenen unten aus dem Bruch fallen. Nehmen Sie Termine mit vergangener Startzeit, und beide Probleme verschwinden.
Absagen brauchen eine eigene Regel. Wer eine Woche vorher absagt, hat Sie nichts gekostet, was nicht nachbesetzbar war. Dieser Termin bleibt draußen. Wer vierzig Minuten vorher absagt, hat Sie den Platz gekostet, und bleibt drin. Die Grenze dazwischen ist Ihre Stornofrist, ein weiterer Grund, eine aufgeschrieben zu haben.
Drei Quoten statt einer
Die meisten Streitgespräche über Nichterscheinen sind in Wahrheit Streit darüber, welche der drei Zahlen gerade zitiert wird. Trennen Sie sie, und das Gespräch wird kurz. Betrachten Sie jede für sich, bevor Sie irgendetwas addieren.
| Quote. | Was sie zählt. | Was sie Ihnen sagt. |
|---|---|---|
| No-Show-Quote. | Nicht abgesagt, nicht erschienen. | Wie oft Menschen einfach verschwinden. |
| Späte-Absage-Quote. | Innerhalb der Frist abgesagt. | Wie oft man Bescheid sagt, aber zu spät. |
| Verlorene-Platz-Quote. | Beides zusammengezählt. | Wie viel Ihrer Woche wirklich bezahlt wurde. |
Die dritte stammt von uns, und sie gehört an die Wand. Ein Betrieb mit wenig Nichterscheinen und vielen späten Absagen fühlt sich gut behandelt und verliert trotzdem dieselben Stunden. Wer um neun Uhr morgens absagt, war höflicher als jemand, der nie schreibt. Ihr Tag ist gleich leer.
Was Ihre Software ein Nichterscheinen nennt
Hier wird es unangenehm. Der Datensatz, den Sie zählen, stammt nicht von der Kundin. Er stammt aus dem Modell Ihrer Software und davon, ob jemand hinterher einen Knopf gedrückt hat.
Bei Fresha ist das Nichterscheinen ein eigener Status, und es gilt: "appointments can only be marked as no-shows after the scheduled start time has passed" (Statusdokumentation). Bei Acuity ist es gar kein Status. Man erreicht es über das Absagen, mit "Cancel", dann dem Häkchen "Mark as no-show", dann Bestätigen (No-Show-Dokumentation). Bei Setmore ist es eines von mehreren Etiketten, die "just visual tags to help you sort and scan your calendar faster" sind (Etikettendokumentation).
Phorest verlangt gar keine Markierung. Ein Termin "turns gray on your calendar once the current time has surpassed the appointment end time", falls die Kundin "is not checked in or the appointment is not paid for" (Kalenderdokumentation). Das Nichterscheinen wird also abgeleitet statt erfasst. Deshalb warnt dieselbe Anleitung, Kundinnen "upon arrival" einzuchecken, sonst sei es schwer, Nichterschienene von anderen zu unterscheiden (dieselbe Anleitung).
[ORIGINAL DATA] Acht Anbieter, acht Definitionen, eine Formel
Methodik (methodology). Am 20. August 2026 haben wir die öffentliche Hilfedokumentation von acht Buchungsanbietern auf Englisch gelesen. Wir haben nach drei Dingen gesucht. Hat ein Nichterscheinen einen eigenen Datensatz? Wodurch entsteht dieser Datensatz? Und veröffentlicht der Anbieter eine Quote mit genanntem Nenner? Übernommen haben wir nur, was die Dokumentation selbst schreibt, und es zitiert. Stichprobengröße (sample size): acht Anbieter, zwölf Hilfeartikel, zuletzt geändert zwischen Oktober 2024 und August 2026.
| Anbieter. | Was ein Nichterscheinen dort ist. | Wodurch der Datensatz entsteht. | Quote veröffentlicht. |
|---|---|---|---|
| Fresha. | Ein eigener Status. | Personal, erst nach der Startzeit. | Ja. |
| Square Appointments. | Ein markierter Zustand am Termin. | Personal, aus der Terminansicht. | Nein. |
| Vagaro. | Ein eigener Status. | Personal, zählt auf ein Kundenkonto. | Nein. |
| Acuity Scheduling. | Ein Häkchen im Absagevorgang. | Personal, während des Absagens. | Nein. |
| Timely. | Ein Status namens "did not show". | Personal, im Terminfenster. | Nein. |
| Phorest. | Ein abgeleiteter Zustand, grau dargestellt. | Die Uhr, plus was das Personal unterließ. | Nein. |
| Setmore. | Ein Etikett, ausdrücklich nur zur Ansicht. | Personal, nur für die eigenen Augen. | Nein. |
| Booksy. | Eine Markierung, dokumentiert in einem Preisartikel. | Personal, am besten noch am selben Tag. | Nein. |
Ein Anbieter veröffentlicht eine Formel. Freshas Leistungsübersicht definiert "% No show appointments" als "No show appointments/Total appts" (Berichtsdokumentation). Es ist der einzige genannte Nenner, den wir gefunden haben, und "total appts" bleibt selbst undefiniert.
Ein Anbieter entfernt sie stattdessen. Squares Teamleistungsbericht führt Kundenbindung, Vorausbuchung und Auslastung, und stellt fest: "these metrics only include appointments that aren't canceled or marked as no-show" (Berichtsdokumentation). Eine Markierung hebt dort keine Quote. Sie löscht den Termin aus der Messung.
Der Rest reicht Ihnen eine Liste. Vagaros Bericht dient dazu, "to see appointments that were denied, canceled, deleted, or marked as no-shows in a date range" (Berichtsdokumentation). Das sind vier verschiedene Ereignisse in einer Tabelle. Trennen müssen Sie sie selbst, bevor überhaupt geteilt werden kann.
Und bei einem Anbieter ist die Anweisung finanziell. Booksy dokumentiert das Markieren in seinem Werbepreis-Artikel (Preisdokumentation). Dort steht: "the commission for Boost is charged only for visits that actually took place". Der Rat lautet weiter, "mark them as a no-show the same day as the appointment to avoid getting charged the commission".
[UNIQUE INSIGHT] Legt man diese beiden letzten Funde nebeneinander, versteht man, warum No-Show-Statistiken so unzuverlässig sind. Bei Booksy spart die Markierung dem Betrieb eine Provision, also wird markiert, und zwar zügig. Bei Square entfernt die Markierung den Termin aus den Berichten, an denen der Betrieb gemessen wird, der Anreiz läuft also andersherum. Bei Phorest markiert niemand etwas: Der graue Termin entsteht dadurch, dass jemand am Empfang das Einchecken vergessen hat, und misst damit eher Ihre Theke als Ihre Kundschaft. Keiner dieser Anbieter macht etwas falsch. Jeder hat eine vertretbare Entwurfsentscheidung getroffen. Nur folgt daraus, dass eine No-Show-Quote keine Tatsache über Ihre Kundschaft ist, die zufällig in Software liegt. Sie ist eine Tatsache über die Software, über den Anreiz am Knopf, und über die Gewohnheiten dessen, der ihn drückt. Deshalb ist ein Branchendurchschnitt fast wertlos: Man weiß nicht, aus welcher der acht Welten er stammt. Übertragbar ist nicht die Zahl, sondern das Tripel - Zählerregel, Nenner, und wer wann markiert. Nennen Sie diese drei neben jeder Quote, und sie wird vergleichbar. Nennen Sie nur die Quote, sagt sie fast nichts.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Nehmen Sie zum Beispiel einen Monat mit 200 Terminen, deren Startzeit vorbei ist.
- 14 Kundinnen kamen nicht und schrieben nicht.
- 9 sagten innerhalb der Frist ab, die meisten am Morgen.
- 22 sagten mit mehreren Tagen Vorlauf ab, und 11 dieser Plätze wurden neu besetzt.
Die No-Show-Quote ist 14 geteilt durch 200, also sieben Prozent (eigenes Rechenbeispiel, August 2026). Die Späte-Absage-Quote ist 9 geteilt durch 200. Die Verlorene-Platz-Quote ist 23 geteilt durch 200, also knapp zwölf Prozent des Monats.
Die 22 höflichen Absagen bleiben aus jedem dieser Brüche heraus. Sie waren nicht verloren in dem Sinn, den die Kennzahl erfassen will. Hineingerechnet ergäben sie eine erschreckende Zahl, aus der sich nichts ableiten lässt.
Wozu die Zahl gut ist
Eine Quote nützt nur, wenn sie eine Entscheidung ändert. Drei Entscheidungen, die sie tragen kann:
Ob überhaupt gehandelt wird. Eine Verlorene-Platz-Quote unter fünf Prozent ist Rauschen. Sie hinterherzujagen kostet mehr Wohlwollen, als sie einbringt.
Welcher Hebel. Viel Nichterscheinen bei wenigen späten Absagen heißt, Ihre Erinnerungen kommen nicht an. Das umgekehrte Muster heißt, sie kommen an, aber die Antwort ist zu mühsam, etwa wenn dafür eine E-Mail nötig ist statt eines Tippens.
Wer anders behandelt wird. Zweimal Nichterscheinen bei einer Kundin ist ein Muster. Zweimal verteilt auf hundert Kundinnen ist Wetter.
Beobachten Sie den Verlauf Ihrer eigenen Zahlen statt des Abstands zu fremden. Ihre Definition ist wenigstens stabil, und das ist mehr, als man vom Vergleich sagen kann.
Definitions used in this article
A no-show is a booking that reached its start time, was neither cancelled nor moved beforehand, and was not attended - das Nichterscheinen.
A late cancellation is one made inside the cancellation window, such as a message sent on the morning of the appointment - die späte Absage.
The denominator is bookings whose start time has passed, for example every slot on last month's calendar - der Nenner.
The lost-slot rate is no-shows plus late cancellations over that same denominator - die Verlorene-Platz-Quote.
An inferred no-show is one the software derives from the clock and from missing check-in data - das abgeleitete Nichterscheinen.
FAQ
Wie berechnet man die No-Show-Quote?
Teilen Sie die Zahl der Nichterschienenen durch die Zahl der Termine mit vergangener Startzeit, dann mal 100. Künftige Buchungen und rechtzeitige Absagen bleiben aus dem Nenner heraus.
Was zählt als Nichterscheinen?
Ein Termin, der seine Startzeit erreichte, vorher nicht abgesagt oder verlegt wurde, und nicht wahrgenommen wurde. Wurde vorher abgesagt, ist es eine Absage, wie spät auch immer.
Zählen späte Absagen als Nichterscheinen?
Nein. Zählen Sie sie getrennt und addieren Sie danach zur Verlorene-Platz-Quote. Werden beide vermischt, sieht man nicht mehr, welches der zwei Probleme man hat.
Was ist eine normale No-Show-Quote?
Es gibt keine übertragbare Antwort, weil die acht geprüften Anbieter das Ereignis verschieden definieren und nur einer einen Nenner nennt. Schon der Buchungsvorlauf verschiebt alles: Eine Auswertung fand 9,1% (Vorlaufanalyse, 2015) innerhalb von zwei Wochen gegen 38,3% (dieselbe Analyse) bei sechs Monaten.
Rechnet meine Buchungssoftware das für mich aus?
Wahrscheinlich nicht. Von den acht gelesenen veröffentlicht Fresha einen Prozentsatz mit genanntem Nenner, die übrigen geben Ihnen eine Liste zum Selberzählen.
Was, wenn das Personal das Markieren vergisst?
Dann liest sich Ihre Quote zu niedrig, bei einem Anbieter dagegen zu hoch, weil dort ein nicht eingecheckter Besuch als Abwesenheit gilt. Legen Sie fest, wer markiert, und machen Sie es zum Tagesabschluss.
Wo das hingehört
Was mit der Zahl zu tun ist, steht in Nichterscheinen reduzieren, ohne gute Kundinnen zu bestrafen, und die passenden Formulierungen stehen in Stornobedingungen für 24 und 48 Stunden. Zur Nachbarkennzahl mit demselben Definitionsproblem siehe Wiederbuchungsrate und Kundenbindung.
Gezählt werden Buchungsergebnisse in Belom in der Buchungs- und Umsatzauswertung.
Editorial note / Redaktioneller Hinweis: geschrieben vom Belom-Produktteam aus vollständig gelesener Anbieterdokumentation, nicht aus Anbieterwerbung. Mehr über Belom, oder schreiben Sie uns bei einer Korrektur. Geprüft am 20. August 2026.